Δεν είναι δυνατόν όλα τα περιστατικά που απειλούν την ασφάλεια των παραγόμενων τροφίμων να αντιμετωπιστούν με επιτυχία, χρησιμοποιώντας τα καθημερινά εργαλεία και μέτρα ελέγχου. Πιθανόν ορισμένα περιστατικά να είναι ατυχήματα ή έκτακτα, πέραν του άμεσου ελέγχου της επιχείρησής σας. Για τα περιστατικά αυτά, θα πρέπει να αναπτυχθούν διαδικασίες σχετικές με τον τρόπο που η εταιρεία σας θα αντιδράσει με τρόπο που να ελαχιστοποιήσει τους κινδύνους για την ασφάλεια των τροφίμων.

Ένα Σύστημα Διαχείρισης της Ασφάλειας των Τροφίμων (ΣΔΑΤ) απαιτεί από την Διοίκηση της κάθε εταιρείας που το εφαρμόζει, να είναι έτοιμη να δράσει και να αντιμετωπίσει πιθανές έκτακτες καταστάσεις και ατυχήματα που μπορούν να επηρεάσουν την ασφάλεια των τροφίμων που παράγει και διακινεί η εταιρεία. Τέτοια περιστατικά μπορεί να περιλαμβάνουν μεταξύ άλλων την εκδήλωση πυρκαγιάς, πλημμυρισμένες εγκαταστάσεις, διακοπές ρεύματος, ατυχήματα των οχημάτων διακίνησης υλικών και προϊόντων, απεργίες, φυσικές καταστροφές κλπ

Για την κατάστρωση ενός λειτουργικού σχεδίου διαχείρισης κρίσεων θα πρέπει να ληφθούν υπόψη, μεταξύ άλλων, τα εξής:

• Η διαχείριση των κρίσεων θα πρέπει να ενσωματωθεί στην πολιτική για την ασφάλεια των τροφίμων και τους επιχειρηματικούς στόχους της εταιρείας σας

• Θα πρέπει να οριστεί ένας συντονιστής, ο οποίος θα συμμετέχει στην ανάπτυξη του σχεδίου

• Ένα τουλάχιστον στέλεχος από κάθε Τμήμα της εταιρείας θα πρέπει να συμμετάσχει σε μια ομάδα εργασίας που θα συνεργαστεί με τον συντονιστή για την κατάρτιση του σχεδίου αντιμετώπισης κρίσεων

• Θα πρέπει να πραγματοποιηθεί έρευνα σχετικά με τις πρακτικές, τυχόν νομοθετικές απαιτήσεις και εφαρμογές, στον τομέα της ασφάλειας των τροφίμων συμπεριλαμβανομένου:

  • του καθορισμού των κινδύνων, των αδυναμιών και των επισφαλειών

  • της ενημέρωσης σχετικά με σχέδια της Γραμματείας Πολιτικής Προστασίας ή άλλων οργανισμών, που αφορούν τον κλάδο των τροφίμων

  • της ενημέρωσης σχετικά με τις επικρατούσες βέλτιστες πρακτικές για την αντιμετώπιση έκτακτων περιστατικών στον κλάδο των τροφίμων

  • της άποψης και των συμφερόντων των μετόχων της επιχείρησης

  • του καθορισμού πηγών βοήθειας και υποστήριξης για την εκπόνηση του σχεδίου

• Θα πρέπει να αναγνωριστεί ο ρόλος της εταιρείας σε μια έκτακτη κατάσταση, σχετικής με την ασφάλεια των τροφίμων, της αλληλεπίδρασης που πιθανόν να έχει στους εργαζόμενους, στους υπεύθυνους οργανισμούς, στο κοινό, καθώς και τις ενέργειες που απαιτούνται για την ανάληψη του ρόλου αυτού

• Επιβάλλεται ο σχεδιασμός των ρόλων που θα έχει το προσωπικό σε μια τέτοια κατάσταση με αναλυτική περιγραφή των ειδικών καθηκόντων και των ενεργειών που θα πρέπει να εκτελέσουν

• Θα πρέπει να πραγματοποιηθεί η γραπτή τεκμηρίωση των ρόλων, των πολιτικών και των διαδικασιών διαχείρισης κρίσεων

• Θα πρέπει να ταυτοποιηθούν οι υπάλληλοι που θα αναλάβουν ρόλους σε μια έκτακτη κατάσταση και να οριστεί ο τρόπος με τον οποίο θα ειδοποιηθούν σε μια τέτοια κατάσταση, ακόμα και αν δεν βρίσκονται στο χώρο της εταιρείας

• Το προσωπικό που εμπλέκεται στη διαχείριση κρίσεων θα πρέπει να εκπαιδευτεί κατάλληλα και να πραγματοποιηθούν ανάλογες ασκήσεις

• Το σχέδιο θα πρέπει να ελέγχεται και να αναθεωρείται σε καθορισμένα χρονικά διαστήματα

Σε ορισμένες περιπτώσεις, ενδέχεται να χρειαστεί η εφαρμογή της διαδικασίας ανάκλησης προϊόντων, ως επακόλουθο της διαχείρισης κρίσεων.